Выдача спецодежды на производстве

Организация учета спецодежды на предприятии

Выдача спецодежды на производстве

Учет специальной одежды и СИЗ не является новой задачей. Все предприятия, так или иначе связанные с обеспечением работников средствами защиты уже поставили у себя процессы учета и выдачи специальной одежды.

Обеспеченность СИЗ – один из важных показателей проверки соблюдения требований по охране труда. На производствах затраты на обеспечение СИЗ на 1 работника в среднем составляет порядка 7,4 тыс. рублей в год, в отдельных отраслях до 24 тыс. рублей.

Суммы для крупного предприятия значительные и важно эффективно организовать процесс обеспечения персонала спецодеждой и СИЗ.

Требование обеспечения СИЗ определяются ст. 212 и 219 Трудового кодекса Российской Федерации, существуют отраслевые нормы выдачи СИЗ, (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 октября 2008 г. N 541н), есть правила обеспечения спецодеждой и СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н)

Какие потери от неэффективного учета наблюдаются на предприятиях?

  • Необоснованные запасы, приобретенные без учета сроков возникновения потребности со временем превращаются в неликвиды.
  • Отсутствует сквозной поразмерный учет, что приводит к нехватке обеспечения индивидуальных средств защиты нужного размера.
  • Не учитывается срок использования спецодежды в эксплуатации, возврат неиспользованной спецодежды на склад.
  • Приобретается слишком широкий спектр защитных средств направленных на защиту от одного фактора.
  • Сложно учесть требования типовых норм обеспечения спецодеждой с учетом допустимых аналогов и замен по согласованию с профсоюзом.
  • Высокая трудоемкость изменения расчетов при сокращении или изменении рабочих мест производства.
  • Невозможность отследить влияние обеспеченности СИЗ на уменьшение класса условий труда и снижения компенсаций работникам по Закону 426-ФЗ.
  • Мониторинг фактической обеспеченности СИЗ не ведется оперативно

Эти проблемы ложатся на плечи специалиста по охране труда и ему трудно без удобного инструмента организовать правильный и эффективный учет. Как можно реализовать необходимый учет специальной одежды? На практике есть 3 варианта:

  1. Электронные таблицы – Настроить электронные таблицы и заполняемые бланки, занести в них и затем постоянно актуализировать информацию, вести сверку с бухгалтерией и учитывать в них параллельно факты выдачи и возврата. Вариант самый распространенный и не самый удобный. Мало того, что таблицы должны работать в многопользовательском режиме, для их разработки потребуется написание сложных запросов и даже макросов, они, как правило, имеют свойства теряться, ломаться и разобраться с ними без автора будет сложно.
  2. Бухгалтерский учет – доработать бухгалтерский учет на предмет внесения в программу необходимых данных, реализовать в одной программе все разрезы учета спецодежды, от потребности, до учета эффективности. Это другая крайность реализации данной задачи. На крупных предприятиях процессы учета сложные и поддержание адаптированной программы регламентированного учета становится практически невозможным при увеличении реализуемых в них функциях.
  3. Специальная программа оперативного учета – Создать отдельный модуль программы, который сможет собрать в себе данные из разных источников, существующих на предприятии информационных систем, и обеспечить выполнение требуемых функций и передачу результата в другие блоки. Минус данного решения в том, что создать такой программный продукт под силу не каждому отделу автоматизации и у них всегда есть “более важные” задачи.

Целесообразность применения отдельного программного продукта продиктовано не только соображениями разделения функций программы по разным подразделениям, но и по разделам учета, по типам и целям. Давайте посмотрим на задачи учета специальной одежды на предприятии:

  • Установка и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников
  • Установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви и СИЗ
  • Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей
  • Ведение учета на складах спецодежды и СИЗ по размерам с учетом процента износа
  • Учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа и срока износа
  • Формирование “Личной карточки учета выдачи СИЗ” и других печатных форм
  • Формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах спецодежды и СИЗ

При этом необходим оперативный обмен данными с другими учетными системами:

  • Отдел труда и Кадры – данные о приеме, увольнении, изменении штатной расстановки.
  • Складской учет – данные о наличии специальной одежды, выдаче и возврате, требования, лимитно-заборные карты на выдачу.
  • Закупки – Внутренний заказ на закупку. Прайсы и номенклатура поставщиков.
  • Бухгалтерский учет – данные по начислению износа и учету затрат по спецодежде и СИЗ.
  • Бюджетирование – план расходов на закупку специальной одежды.

Как видно из этого анализа требования к программе довольно обширны и это еще не все. Надо учесть, что каждое предприятие особенное и везде свои особенности учета и требования к организованным процессам. Есть разделение контуров учета на оперативный, регламентированный и управленческий учет. Есть стандартные процессы закупок, оценки и движения товарно-материальных ценностей.

Для отдела снабжения и работы кладовщиков работа по движению спецодежды ничем не должна отличаться от уже отлаженных процессов движения товаров. Для них спецодежда – это тот же товар. Соответственно программа специалиста по охране труда должна учитывать эти события. Программа должна избегать двойного ввода данных.

Недопустимо дублирование ввода информации в систему отдельно для склада и отдельно для учета спецодежды. Информация должна легко трансформироваться и передаваться из системы в систему. Если рассматривать написание технического задания на автоматизацию учета специальной одежды и СИЗ, необходимо воспользоваться процессным подходом.

Изучить должностные обязанности и функции специалиста по охране труда и спроектировать его взаимодействие с другими службами.

Рассмотрим схему бизнес-процесса учета спецодежды.

Такие задачи под силу современным платформам для автоматизации бизнеса. Ярким примером реализации такого подхода является разработка ООО “Информ Центр” программный продукт “Охрана труда” для 1С:Предприятия 8.

Автоматизация учета специальной одежды и СИЗ при помощи программы «Охрана труда»

Рассмотрим подробнее работу программы “Охрана труда”. Для начала работы необходимо заполнить основные справочники: «Организации», «Подразделения», «Профессии», «Физические лица».

В программе имеется блок для обмена данными с типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие: “Управление производственным предприятием”, “Зарплата и управление персоналом”, “Бухгалтерия предприятия”.

Для заполнения, а главное для актуализации данных можно воспользоваться обработкой загрузки данных. Программа уже настроена и для начала обмена достаточно просто указать необходимую базу данных в качестве источника. После обмена все необходимые справочники будут заполнены.

Теперь мы можем установить размеры физических лиц двумя способами:

  1. Внести данные о размерах в личную карточку физического лица.

  2. Воспользоваться специальной обработкой «Установка размеров физлиц». Этот вариант удобнее при первоначальном заполнении размеров, когда требуется заполнение данных по всем физлицам.

Вести размеры номенклатуры одежды, так же возможно с помощью программы «Охрана труда». Номенклатура в учетных системах бухгалтерии или складского учета может не вестись с достаточной степенью детализации по размерам. Там это не нужно. А для обеспечения работников специалисту по охране труда требуется обязательно. Для этого в программе предусмотрен учет в разрезе характеристик.

Полученные данные из учетных систем при переносе в программу “Охрана труда” необходимо конкретизировать по размерам.

Учет норм и потребностей выдачи спецодежды и СИЗ

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды и специальной обуви (Приказ 541н от 1.10.2008) загружены в программу в виде справочника. Наряду с ним могут быть загружены другие нормы. Список норм приведен в документе «Нормативные документы по установлению норм выдачи специальной одежды».

По согласованию с профсоюзом на предприятии могут применяться свои нормы выдачи, установленные с учетом аналогов. Для разрешения вопроса, что же положено выдавать в программе предусмотрен документ, который определяет, что и кому выдавать.

Универсальность документа заключается в том, что можно назначить норму на выдачу как отдельному подразделению, профессии, рабочему месту или конкретному сотруднику, либо назначить комбинацию этих параметров в любом сочетании.

Предусмотрена возможность корректировки количества и срока полезного использования для выдачи сменных комплектов. Это когда выдается 2 спецовки на двойной срок для возможности стирки.

Установленные нормы, с одной стороны, служат для расчета потребностей в спецодежде и СИЗ при планировании закупок, с другой стороны позволяют перейти к формированию лимитно-заборных карт для выдачи спецодежды согласно норм с учетом имеющегося в наличии складского запаса. Сформированные нормы выдачи закрепляются за сотрудником.

Как правило, на предприятиях выдачей спецодежды занимаются кладовщики складов вспомогательных материалов, реже встречается выделенный склад спецодежды. Программа позволяет самостоятельно вести учет движения на складах по спецодежде и СИЗ, а может обмениваться информацией с другой учетной программой. Тут есть несколько вариантов:

  • Только в программе Охрана труда: Учет спецодежды по ассортименту и размерам ведется в программе “Охрана труда”. Сведения о движениях товара переносятся в учетную программу в детализированном или свернутом виде.
  • И там и там: Кладовщики ведут учет в “своей” программе без разреза по размерам, а в оперативном учете “Охрана труда” присутствует дополнительный разрез учета по размерам.
  • Только в программе Склад: Кладовщики ведут учет в разрезе характеристик с учетом размеров, программа “Охрана труда” настраивается для загрузки этих данных.

В любом случае в программе охрана труда должны присутствовать сведения о поступлениях на склад и выдаче спецодежды со склада.

Сведения о наличии остатков по сладам, данные о спецодежде в эксплуатации и рассчитанные нормы выдачи позволяют вычислить требуемые объемы закупки спецодежды и составить внутренний заказ.

Программа готова сама выполнить согласование между номенклатурой для учета и номенклатурой для заказа при помощи дополнительной таблицы «Товары для обмена».

Результатом работы системы учета спецодежды и СИЗ является получение оперативных и достоверных данных о наличии, об обеспеченности и о потребностях в закупках. При этом все необходимые перерасчеты, связанные с перестановкой или сокращении персонала, остановкой при простое или запуском участка работы, открытии нового производства сразу отражаются в отчетности.

Благодаря использованию данного блока на предприятии возникают следующие эффекты:

  • Снижается чрезмерный складской запас спецодежды.
  • Повышается обеспеченность работников спецодеждой и СИЗ.
  • Повышается качество обеспечения за счет учета эффективности, экономия на закупках.
  • На предприятии ведется достоверный и оперативный учет выданной спецодежды и минимизированы затраты на обеспечение требований.
  • Решается вопрос оперативного планирования и бюджетирования с любым горизонтом глубины прогноза.

При переводе этих выводов на язык цифр видно, что внедрение программы позволит улучшить каждый из показателей и эффект от внедрения может составить в размере около 10% от годового бюджета на закупку спецодежды! Как это рассчитали? А вот как! Возьмем предприятие в 1000 работников. По статистике из начала статьи видно, что в год такое предприятие тратит в среднем на спецодежду и СИЗ порядка 7 400 000 рублей.

  • Снижение запаса спецодежды с полугодового, до 1 месяца высвобождаем около 3 млн. рублей, а это при ставке рефинансирования 8% годовых дает выигрыш в 250 тыс. рублей в год.
  • Отсутствие спецодежды и СИЗ – это риски и штрафы. Максимальный риск – не допуск к работе, то есть простой, а в “лучшем” случае это штраф до 150 тысяч рублей, не считая риска дисквалификации руководителя.
  • Допустим, за счет выстраивания ассортимента и оценки стоимости закупки нам удалось снизить затраты на спецодежду на 3-5%. Тогда в рублях мы получаем еще от 220 до 370 тысяч рублей в год.
  • Аккуратность в учете выданной спецодежды и возврат её при ротации персонала могут дать еще 0,5%, это порядка 30 тыс. рублей в год.
  • Трудоемкость расчетных операций, экономию времени специалиста по ОТ, его пользу от занятия более благодарным делом учтем без денежного выражения.

Очевидно, что построение системы учета спецодежды на предприятии окупается уже течении первого года и даже раньше.

Дмитрий Просвирнин

Источник: http://www.ot-soft.ru/articles/organizacija-ucheta-specodezhdy

Срок носки спецодежды для разных профессий

Выдача спецодежды на производстве

Сроки носки спецодежды определяются специальными нормативами, которые направлены на охрану здоровья и труда работников разных профессий.

Согласно действующему законодательству на предприятиях обязаны выдавать соответствующую деятельности форму своим сотрудникам

Приобретается спецодежда за счет работодателя. Выдается она сроком на 1 год в определенном количестве, установленном документально. Поэтому работодатели стараются выбрать спецодежду хорошего качества и соответствующую всем предписаниям.

Что влияет на срок службы спецодежды

Срок службы спецодежды, кроме того, что определяется нормативами, во многом зависит от ряда факторов:

  • Качество вещей. Требования к одежде такого типа строго регламентированы, тем не менее, случаи бывают разные – просто заводской брак или недобросовестные поставщики и форма уже прослужит меньше.
  • Аккуратность во время срока использования спецодежды. Некоторые люди сами по себе более бережливы и у них вещи сохраняются дольше. Также существенное влияние оказывает правильность ухода: подбор подходящих моющих средств, корректный режим стирки и т.д.
  • Правильный выбор типа спецодежды. Для каждой профессии предусмотрена определенная форма, которая оптимально подходит под проводимую деятельность.

Поэтому, чтобы купить рабочую форму, которая будет максимально эффективной, надежной и качественной, иногда приходится посмотреть не одно предложение. Обычно компетентные опытные компании сразу отмечают все особенности своей продукции. Например, пишут о том, какой срок службы спецодежды (нормы, ГОСТы соблюдены и т.п.) конкретного вида – часто данные предоставляют сами клиенты в отзывах.

Сроки эксплуатации спецодежды по нормам: ГОСТы, нормативы

Сроки эксплуатации спецодежды для разных профессий прописаны. Они учитывают самые разные факторы, а также особенности работы.

Для удобства срок использования спецодежды – нормы в таблице – представлен в свободном доступе и с ним может ознакомится каждый желающий. Мы приведем несколько примеров, для разных должностей.

Срок службы спецодежды по ГОСТу отмечен в приведенной таблице. По факту, любая вещь из перечня может износиться раньше. Тогда следует прийти в соответствующее отделение предприятия и получить новый комплект. Также есть вероятность утери вещи – в таком случае вопрос решается индивидуально, в зависимости от устава предприятия в частности.

Сроки использования спецодежды на предприятии (таблица приведена выше) могут быть разными. Тем не менее, не для всех специальностей регламентированы рассматриваемые нормы.

В идеале каждый сотрудник, независимо от того, кем он работает, может получить нужную ему спецодежду, с учетом особенностей его деятельности.

Речь идет о профессиях, для которых не предусмотрены нормы выдачи формы, но которые связаны с различными рисками для здоровья, например:

  • Постоянный яркий свет.
  • Шум.
  • Разные загрязнители, в том числе пыль.
  • Систематичные контакты с вредоносными микроорганизмами, вызывающими разного рода патологии.
  • Другие действия, которым могут сопутствовать травмы, развитие болезней и т.д.

Такие моменты должны оговариваться в индивидуальном порядке при необходимости и учитываться при заказе спецодежды для всего предприятия

Какой срок эксплуатации у зимней одежды

Если компания работает круглый год, то зимняя спецодежда, срок эксплуатации которой также регламентирован, также выдается каждому сотруднику, если это предусмотрено его деятельностью.

На период эксплуатации формы для холодного времени года влияют такие факторы:

  • Особенности климатической зоны.
  • Интенсивность работы.
  • Частота взаимодействия с различными веществами, механическими аппаратами и т.д.
  • Качество используемых материалов.

В зимние комплекты спецодежды могут быть включены: брюки и куртка утепленные, брюки и куртка с мембранными вставками, комбинезон утепленный, утепленные ботинки или сапоги, перчатки или рукавицы на меху, теплая шапка, полушубок. «Утепленность» вещей, в данном случае, напрямую зависит от климатической зоны, в которой осуществляется работа.

Могут ли быть продлены сроки полезного использования спецодежды

Сроки полезного использования спецодежды могут быть продлены, в случае, если она находится в надлежащем состоянии.

Есть форма, которая передается работниками обратно работодателю до истечения периода ее использования по нормативам – это происходит в двух случаях:

  • При уходе человека с предприятия.
  • При переходе человека на другую должность внутри предприятия, но с получением новых обязанностей, для выполнения которых требуется другой вариант спецодежды.

Как поступают с такой формой? Тут не обязательно опираются на то, какой срок носки спецодежды был отмечен изначально. Решение вопроса зависит от состояния вещи. Ее могут списать или использовать повторно. Второй вариант возможен при следующем алгоритме действий:

  • Форму принимают из эксплуатации.
  • Формируется комиссия для оценки пригодности полученной спецодежды.
  • Проводится непосредственно сама оценка, которая определяет степень износа и возможность или невозможность дальнейшего использования вещи.
  • Спецодежда, отнесенная к категории «пригодная для дальнейшей эксплуатации» выдается повторно с отметкой в личной карточке сотрудника.

При выдаче могут производится специальные отметки, например, «Степень износа 50%» и т.п. Детальнее вопросы касательно срока износа спецодежды можно обсудить с соответствующими инстанциями на конкретном предприятии.

Хотите узнать больше по теме? Интересно, влияет ли логотип на спецодежде на время ее эксплуатации? Желаете обзавестись формой для сотрудников, которая будет отличаться высоким качеством и соответствовать нормативам? Тогда обратитесь в «PRO-печать»!

Источник: https://pechat-pro.ru/useful/srok-noski-specodezhdy/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.